协作指南

Forrester的研究 中小型企业发现71%的员工仍将桌面作为主要工作设备, 而这些员工中只有26%拥有基于云计算的工具. 实现真正的合作, 员工需要能够让他们在任何地方工作的工具, 任何时候, 在任何设备, 在真正的时间. And that doesn’t just mean devices; it also means the right apps and robust Internet access.

问问你的员工他们是如何工作的, 考虑如何让你的团队更容易实现实时协作:

• 设备: 如果你的公司越来越依赖远程员工, 也许是时候把台式电脑换成笔记本电脑了, 平板电脑和其他便携设备. 或者考虑实施“自带设备”(BYOD)政策，允许员工使用他们已经拥有的设备. 现代网络解决方案包括允许BYOD策略而不影响网络安全的特性.
• 应用和集成: 如果你的团队经常需要快速提问, 您是否有一个即时消息或聊天选项可以简化这个过程? 如果你经常参加头脑风暴会议, 是时候开发一个协作应用程序了，每个人都可以在共享的文档中贡献自己的想法? 分析您的团队是如何工作的，可以帮助您确定哪些工具对您的组织最有意义.
• 连通性: 随着远程工作的兴起，员工可能需要更好、更安全的互联网选择. 存在各种连接选项，以确保您的团队可以在任何地方、任何设备上工作.

预测显示，在可预见的未来，协作工具的采用将继续增加; 一项研究 预计到2025年，全球企业协作市场将达到450亿美元(美国). 即使您的公司采用协作工具的速度较慢, 很快就会有外部同事或客户希望通过协作技术与你联系的时候.

随着今天变化的步伐, 企业在采用最新、最好的技术时会犹豫，这是可以理解的. 毕竟，如果它没有完成它的意图呢? 或者，如果接下来出现的东西取代了它，并且需要昂贵的重组或新的采用弧线?

但是，即使您将来更换工具，采用今天的工具也会有所帮助. 通过使用协作工具, 您将使您的团队熟悉在协作环境中工作，并鼓励长期采用. 除了, 保持您的设备和IT基础设施的更新将使您更容易采用可用的新技术.

到2025年，全球企业协作市场将达到450亿美元(美国). – 熟练的市场研究

对于习惯于面对面工作的队友, 新的协作环境提供了许多优势. 一起实时处理文档可以提高效率, 网络会议允许与在其他地点的同事进行一种新的“面对面”互动. 但即使是那些适应迅速的人, 技术疲劳或对连接感到失望等问题可能会对长期采用构成障碍.

为了鼓励采纳，请考虑以下几点:

• 设置示例: 领导者应该为自上而下的采纳树立榜样. 但这不仅仅是使用工具的问题——它还以一种有效的方式使用它们. 演示如何充分利用时间进行合作. 例如, 领导者可以努力提前结束视频会议，让员工在下次约会之前休息一下.
• 制作简短的培训视频或文档: 短, 简单的培训视频或专注于关键功能的文档可能会帮助员工减轻压力，更愿意采用技术.
• 提供使用指南: 为团队成员提供关于如何使用协作工具的基本指导可以帮助确保每个人都在使用相同的信息，并可能防止工具被滥用.
• 鼓励平衡: 支持实时协作和连接的工具(如IM)可能会让员工认为，他们必须随时可以响应, 即使是在会议期间或下班后. 鼓励员工离开工作时间，并在会议后提供时间和空间来有效地赶上进度，可以将这个在线软件从任务变成工具.

2020年的一项调查涉及3人以上,000名高管发现，让远程工作可持续发展的最重要因素是引入数字协作工具. – 德勤