合作指南

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未来就在眼前——就在今天.

从最早的个人电脑时代开始, 创新人员设想了一种环境,在这种环境中,同事和队友可以跨越地理边界实时地一起工作. 几十年来,这样的环境就像科幻小说一样.

不再. 通过云技术等创新, 即时通讯和在线会议工具在今天的工作场所很常见, 实时协作是我们日常行为的一部分.

以下是为您的公司选择最佳协作工具的指南,同时鼓励采用, 精简业务和定位您的业务增长.

2017年,48%的公司
with over 100 employees used collaboration tools; in 2020, 这一比例跃升至69%.

eMarketer

办公室协作

合作没有限制

协作工具在过去的几年里经历了稳步的增长. 根据eMarketer2017年,48%员工超过100人的公司使用了协作工具. In 2020, 在COVID-19大流行期间, 这一比例跃升至69%, 采用速度最快的是在线会议工具(从39.2019年4%到60%.7% in 2020).

然而,合作不仅仅是关于技术. 这也是一种心态. 为了确保你选择了正确的协作工具,并确定了它们的优先级——这些工具鼓励而不是限制在不同地点工作的员工——考虑以下几个问题:

Forrester的研究 中小型企业发现,71%的员工仍将桌面作为主要工作设备, 只有26%的员工拥有基于云的工具. 实现真正的合作, 员工需要能够让他们在任何地方工作的工具, 任何时候, 在任何设备, 在真正的时间. And that doesn’t just mean devices; it also means the right apps and robust Internet access.

问问你的员工他们是如何工作的, 考虑如何让你的团队更容易实现实时协作:

  • 设备: 如果你的公司越来越依赖远程工作者, 也许是时候把台式电脑换成笔记本电脑了, 平板电脑和其他便携式设备. 或者考虑实施“自带设备”(BYOD)政策,允许员工使用他们已经拥有的设备. 现代网络解决方案包括允许BYOD策略而不影响网络安全的特性.
  • 应用和集成: 如果你的团队是一个经常需要快速提问的团队, 您是否有即时消息或聊天选项可以简化这个过程? 如果你们经常开会进行头脑风暴, 是时候推出一款人人都可以在共享文档中贡献想法的协作应用了吗? 分析您的团队如何工作可以帮助您优先考虑哪些工具对您的组织最有意义.
  • 连通性: 随着远程办公的兴起,员工可能需要更好、更安全的互联网选择. 存在各种连接选项,以确保您的团队可以在任何地方、任何设备上工作.

预测显示,在可预见的未来,协作工具的采用将继续增加; 一项研究 预计到2025年,全球企业协作市场将达到450亿美元(美国). 即使您的公司采用协作工具的速度较慢, 很快就会有外部同事或客户希望通过协作技术与你建立联系的时候.

随着今天变化的步伐, 企业在采用最新、最好的技术时会犹豫,这是可以理解的. 毕竟,如果它没有完成它的意图呢? 或者,如果下一个产品取代了它,并且需要昂贵的重组或新的采用弧线?

但是采用今天的工具可以帮助您,即使您在未来改变工具. 通过使用协作工具, 您将使您的团队熟悉在协作环境中工作,并鼓励长期采用. 除了, 保持你的设备和IT基础设施的更新将使它更容易采用更新的技术,因为它是可用的.

到2025年,全球企业协作市场将达到450亿美元(美国). 熟练的市场研究

对于习惯于面对面工作的队友, 新的协作环境提供了许多优点. 一起实时处理文档可以提高效率, 网络会议允许与其他地点的同事进行一种新的“面对面”互动. 但即使对那些适应迅速的人来说, 技术疲劳或对连接感到失望等问题可能会对长期采用构成障碍.

为了鼓励采纳,请考虑以下几点:

  • 设置示例: 领导者应该为自上而下的采纳树立榜样. 但这不仅仅是使用工具的问题——它还以一种有效的方式使用它们. 演示如何有效利用时间进行合作. 例如, 领导可以努力提前结束视频会议,让员工在下一次约会之前休息一下.
  • 制作简短的培训视频或文档: 短, 简单的培训视频或专注于关键功能的文档可能会帮助员工减轻压力,更愿意采用技术.
  • 提供使用指南: 为团队成员提供如何使用协作工具的基本指导可以帮助确保每个人都在使用相同的信息,并可能防止工具被滥用.
  • 鼓励平衡: 支持即时协作和连接(如IM)的工具会让员工认为他们必须随时响应, 即使是在会议期间或下班后. 鼓励员工在工作时间之外休息一下,并在会议之后提供时间和空间来有效地赶上进度,可以将这个在线软件从任务变成工具.

2020年的一项调查涉及3个以上的人,000名高管发现,让远程工作可持续发展的最重要因素是引入数字协作工具.德勤

获取如何创建高效远程工作环境的技巧, 下载我们的热门话题表, 《创造高效健康的远程工作文化的九种方法.”

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协作工具

市场上有各种各样的协作工具, 你如何做出对你的团队正确的明智决定? 你需要不同的设备吗? 更好的连接?

当你考虑选择时,可以问以下几个问题.

机会是, 如果你在考虑协作工具的话, 您可能已经使用了一两个. 在使用一个不能满足您需求的工具之前,请考虑以下几个问题:

  • 我们已经在使用什么,该工具将如何与其他工具集成? 许多基于云的或协作工具已经被设计成可以与其他工具集成. 评估一下你已经拥有了什么,它满足了什么需求,以及它包含了哪些集成.
  • 我们的协作环境中的差距在哪里? 对员工进行调查,找出他们需要什么来提高效率. 他们需要更多适应性强的设备吗? 更好的远程网络选择? 会议工具,允许他们连接和虚拟会面?
  • 我们正在使用和考虑的工具是否适合长期使用? 在一般情况下, 协作工具来自那些有开发此类解决方案历史的公司,它们将在未来继续发挥作用.
  • 这些工具, 现有的或考虑中的, 保护我们的数据和客户信息的隐私和安全? 任何时候信息通过互联网传递,安全成为一个重要的问题. 在采用解决方案之前,一定要确定它的安全特性.

当然,每个公司都是不同的,协作在每种情况下看起来都是独一无二的. 但一些更常见的协作工具包括:

  • 基于云计算的要求选择: 如果你的办公室仍然依赖于传统的台式电话和运营商, 也许是时候考虑基于云计算的看涨期权了. 云技术, 员工有一个电话号码,可以用于多个设备, 使他们有了清晰, 与来自任何地方的同事和客户建立可靠的联系, 在任何设备. No need to wait till employees are at their desks; now they can connect from anywhere.
  • Web和视频会议: 网络和视频会议已经迅速成为一种商业需求. 《财富》商业洞察调查 预计网络会议工具的全球市场价格将达到10美元.到2027年将达到460亿美元. 这些解决方案不仅允许内部团队更容易地协作, 但它们也提供了一种与组织外的客户和同事联系的额外方式.
  • 共享软件和应用程序: 在一个商业环境中,团队经常一起工作在一个项目上, 文档共享和协作应用程序是简化工作的重要组成部分. 当团队成员可以根据需要更新文档和项目状态时, 每个人都可以了解项目的最新进展,更快地完成项目.
  • 安全可靠的上网服务: 不要忽视这一点. 而互联网访问本身并不是一个协作工具, 这是让团队在任何地方工作的关键. 连接应该是安全的, 健壮可靠,为团队提供真正协作所需的访问和连接.

以下是一些值得注意的特征:

  • 专业知识在电信
  • 与其他软件解决方案集成(开放API)
  • 当前和未来的人工智能(AI)能力
  • 灵活性和效率
  • 先进的洞察力和度量能力
  • 高度个性化的体验与增强,易于使用的自助服务选项
  • 预测分析
  • 监督仪表板和报告

有经验的解决方案提供商会花时间评估您的独特需求和情况.

通常, 你将被要求加入一个个性化的“发现电话”,,专家可以回答你的问题, 评估您的需求并提出定制的解决方案.

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